Timeplanlegging i iSkole

Merk

Kompendiet er under revidering på grunn av endringer av navn på menyvalg og strukturen og innholdet i flere av skjermbildene.

Innledning

Forord

Her kommer litt bakgrunnstoff for brukerne av timeplanverktøyet som benyttes i iSkole. Hvordan en ideell timeplan bør utformes diskuteres ikke her. Fokus er hvordan man time for time kan bygge en timeplan. Siktemålet er at den ferdigstilte timeplanen skal entydig vise hvor, når og hvem som er lærere i hvert fag, og hvilke elever som følger undervisningen i fagene gjennom hele skoleåret, dag for dag, time for time. Tenker man på alle varianter av elevsammensetninger, fordeling av enkelt- og dobbeltimer, og at fagenes timetall kan variere fra uke til uke, da vet man at det kan bli arbeidskrevende å få på plass en fullstendig timeplan. Men, når uketimeplanene er på plass, da skal alle involverte parter ha oversikt over hele skoleårets undervisningsplan.

Typografi

Tekst som refererer til noe i iSkole er ofte skrevet i kursiv. Eksempelvis: Fyll inn feltet Navn. Kursiv benyttes også når vi refererer til steder i iSkole som er dokumentert, da er denne teksten også en lenke. Eksempelvis: Se innholdsfortegnelsen. Hovedmenyen for dokumentasjonen av iSkole finner du i venstre marg, undervalgene i høyre marg.

Rettigheter

iSkole er registrert varemerke i Norge og kan ikke benyttes til andre formål enn å referere til produktet iSkole. Alle som ønsker det kan kopiere fra brukerveiledningen og benytte materialet fritt i opplæringsøyemed. For alle andre produkter referert i brukerveiledningen gjelder de rettigheter og forbehold som eierne av produktene har definert.

Innspill

Vi tar imot innspill om det er noe man mener burde utdypes eller om det er noe som burde nedtones. Benytt gjerne e-postadressen som står på tittelsiden.

Sentrale begreper

Vi starter med å se på sentrale begreper som benyttes i manualen.

Planperiode

Vi omtaler et skoleår som en planperiode. Planperioden spenner fra 1. august til og med 31. juli året etter. Vi benytter skoleruten (se Grunnlagsdata>Skolerute) til å angi dagene i planperioden som skoledager, planleggingsdager eller aktivitetsdager. Øvrige dager er fridager. Elevene kan logge seg inn i iSkole i planperioden hvor de er registrert som elev, helt fram til 31. juli dersom de ikke avslutter før denne dato.

Tid

Timene for hver dag registreres fra Timeplan > Tid. Det vanligste er at all undervisning i en uke går over fem dager — mandag til fredag. Timeplanen kan om ønskelig også legges over seks eller syv dager i noen uker. Det må fremgå av skoleruten hvilke uker det gjelder. Ekskursjoner eller utflukter kan eksempelvis legges til lørdag og/eller søndag. Da skal timeplanen bare inneholde et (eller noen) fag som skal godskrives elev og lærer.

Dagene kan ha varierende antall undervisningstimer og tider. Hver time angis med et klokkeslett for når timen starter, og når den slutter. Timelengden er vanligvis 45 eller 60 minutter, men kan altså variere fra time til time og fra dag til dag.

Et vanlig oppsett er åtte timer per dag, alle med 45 minutters lengde, og med samme start- og sluttid for alle ukedagene. Men iSkole vil ut fra timeplanen beregne summert undervisning i klokketimer for det enkelte fag for hele skoleåret. Skolens timeplan kan derfor være dokumentasjon for omfanget av undervisningen i det enkelte fag.

Merk

Timene bestemt her er en mal. Når en time i et fag timeplanlegges, blir start - og slutt-tiden for timen i faget fastlagt ut fra denne malen. Dersom start- og slutt-tiden senere endres i malen, vil det ikke påvirke timen som alt er timeplanlagt, men bare nye timer som timeplanlegges.

Rom

Nye rom legges inn fra Grunnlagsdata > Rom. Kortnavnet for rom er på inntil fire tegn. Romtype og antall plasser kan angis, men er ikke i bruk andre steder. Alle rom, uavhengig av romtype og antall plasser, kan settes inn som rom når timeplanen legges.

Lærer

Ansatte registreres fra Personal > Ansatt. For å kunne undervise må man være registrert som Pedagogisk ansatt.

Elev

Elever registreres fra Elevadmin > Elev. Elevene som tas opp plasseres i klasser. En elev kan bare være elev i en klasse per skoleår. Eleven får automatisk tildelt fagene som klassen er satt opp med. Ofte kan elevene i tillegg velge fag (typisk: gruppefag).

Fag

I timeplansammenheng er et fag en betegnelse på en aktivitet som kan timeplanlegges. Som regel er det knyttet en gruppe elever til faget, og faget har en eller flere lærere. Eksempelvis kan en gruppe elever være de elevene i en klasse som har faget norsk.

Ikke alle fag er like lette å timeplanlegge. Faget naturfag kan være delt ved at undervisningen i fysikk har en lærer, mens de øvrige deler av faget har en annen lærer. Faget er da i timeplansammenheng to fag. Et språkfag kan ha elever med forskjellige fagkoder (siden elevene kan ha ulike forkunnskaper i faget), og undervises derfor i noen timer samlet i en gruppe, og i andre timer fordelt i forskjellige grupper. Dette løser vi ved at et fag kan deles opp i komponenter.

På timeplanen vil de enkelte komponentene være selvstendige fag. Hvert fag (og komponent) har et entydig kortnavn på inntil tre tegn. Koden til faget slik det står på timeplanen betegner vi ofte som fagets kortnavn. (I tillegg har fagene en fagkode, den behøver ikke timeplanlegger tenke på.)

Fagkode

Alle fag som skal på karakterdokumentasjonen må ha en fagkode. Fagkodene i Kunnskapsløftet starter med tre bokstaver etterfulgt av fire siffer¹. Timeplanleggeren vil kunne legge timeplanen helt uten viten om hvilken fagkode som er knyttet til faget som skal timeplanlegges. Timeplanleggeren forholder seg til kortnavnet til faget — vanligvis tre tegn. Fagets kortnavn og fagkode kommer frem når fagene vises under lærers og elevs timeplan. Hvis faget gjelder undervisning som ikke er knyttet til et fag som skal på karakterdokumentasjonen, eller faget er en komponent av et annet fag, vil fagkoden være "999999". Timeplanleggeren trenger som nevnt kun å forholde seg til fagets kortnavn. Men når en kommer så langt ut i skoleåret at læreren skal dokumentere vurderinger av eleven, da bør riktig fagkode være på plass.

¹ Det er noen få unntak fra denne regelen. Blandt annet har Steinerskolen bokstavene RS i fjerde og femte posisjon.

Klasse og klassefag

En klasse settes opp for å samle elever som følger et bestemt undervisningsprogram². Vanligvis vil elevene i en klasse ha alle fag i klassen i sin fagkrets. Vi kaller fag som er knyttet direkte til klassen, og som altså alle elevene i klassen kan følge, for klassefag.

Hver klasse kan ha et varierende antall elever, vanligvis er det ikke mere enn 30 elever i en klasse. En elev kan bare være registrert i en klasse i et skoleår.

Om en klasse har 0 eller 30 elever er i utgangspunktet uten betydning for timeplanlegger!

² Elevene kan ha avvikende programkode i forhold til klassen. Den settes i skjermbildet Elevadmin > Elev

Gruppefag

Gruppefag er fag som samler elever fra flere klasser, eller noen elever fra en klasse, til felles undervisning. Unntaksvis er et fag definert både som klasse- og gruppefag. Typisk vil fag eleven fritt kan velge, altså fag som ikke inngår i klassens fagkrets, bli definert som gruppefag. Et eksempel kan være faget Biologi 1 som kan velges av enkeltelever fra flere klasser, og fra både vg2 og vg3. Slike fag kalles for gruppefag for å kunne skille dem fra klassefag.

Hvilke gruppefag som skal tilbys elevene, vil kunne variere fra år til år. Hvordan gruppene er er satt opp er ikke tema her. Men det er ingen god ide å timeplanlegge gruppefagene før skolens organisering av fagene er klargjort for timeplanlegger.

Fagklasse

I noen tilfeller er det aktuelt å slå to eller flere klasser sammen for undervisning i et felles fag. Dette kan administreres ved å opprette faget som gruppefag. Men hvis alle elevene i klassene skal følge faget, er det enklere å opprette en fagklasse. Det skjer ved at undervisningen legges i den ene klassen, og den andre klassen regisreres som gjesteklasse til faget i den førstnevnte klassen. Vi kaller altså klassen som eierfaget for moderklasse, og den andre klassen for gjesteklasse. (Se Grunnlagsdata>Klasse) Et typisk eksempel er faget kroppsøving, hvor man slår sammen to klasser. Et annet eksempel kan være et valgfag i korsang som samler elever fra flere klasser. For skoler med få elever, vil en løsning kunne være at elevene blir registrert i henholdsvis 1. og 2. klasse, men at all undervisning er lagt til 1. klassen. Da ligger alle fagene i 1. klassen, og 2. klassen er satt opp uten fag. 2. klassen registreres da som gjesteklasse i 1. klassens fag. På timeplanen får alle eleven frem faget med kortnavnet til moderklassen.

Dersom fagklasser inngår på din skole er det en god ide å timeplanlegge moderklassen før en timeplanlegger gjesteklassen(e).

Før timeplanarbeidet starter

Hva må, og hva bør være på plass før timeplanarbeidet starter? Det beste utgangspunktet for å kunne gjøre timeplanarbeidet så raskt og effektivt som mulig er at

1. Alle klassene er registrert i Grunnlagsdata > Klasse
2. Hver klasse er satt opp med alle sine fag i Grunnlagsdata > Fag, klassefag
3. Gjeldende start- og slutt-tider for undervisningen er på plass, se Timeplan > Time
4. Årets gruppefagene er registrert i Time- og fagfordeling > Gruppefag
5. Alle rom hvor det skal foregå undervisning er registrert i Grunnlagsdata > Rom
6. Elevene er registrert i sine respektive klasser
7. Elevene er registrert med sine gruppefag, se Elevadmin > Fag
8. Lærerne som skal undervise i fagene er registrert i Time- og fagfordeling > Klassefag/Gruppefag

Hvis punktene 1, 2 og 3 er på plass, kan timeplanen for klassene legges, altså uten at rom, elever og lærere er registrert. Men det er sjelden en god idé å starte så tidlig. Lærerdekningen og elevens valg av valgfag (organisert som gruppefag) vil begrense timeplanleggers valgmuligheter.

Støtte til utformingen av timeplanen

For timeplanlegger er det viktig å få avdekket følgende uønskede forhold:

1. At en elev får kollisjon på sin timeplan
2. At en lærer får kollisjon på sin timeplan
3. At et rom vil bli benyttet til mer enn en aktivitet på et gitt tidspunkt

Dersom en time medfører kollisjon for elev, vil timeplanlegger straks få frem en liste over elevene som blir berørt. Timeplanlegger vil unntaksvis legge en timeplan som gir kollisjon på elevenes timeplan. Skolen skal da ha godkjent elevens fagvalg, og eleven må velge hvilket fag han eller hun ønsker undervisning i de timene hvor fagene undervises samtidig.

Men lærer- og romkollisjon tillates ikke!

Timeplanleggingen skjer på skjermen. Selve utplasseringen av timer skjer ved at timeplanleggeren plasserer fag på timeplanen. Den grafiske utformingen av skjermbildene letter arbeidet, og forskjellige teknikker benyttes for raskt å kunne plassere timene på ønsket dag og time.

Det er timeplanleggerens ansvar å påse en fornuftig fordeling av enkelt- og dobbelttimer i et fag, og at timene blir fordelt over ukedagene på en pedagogisk forsvarlig måte.

Timeplanen er ukebasert. Det vil si at hver uke kan ha en unik timeplan. Det betyr at både antall fag, og antall timer i fagene, kan variere fra uke til uke. Timeplanleggeren kan sette timetallet for et fag til null for en bestemt uke. Det innebærer at faget ikke kommer på timeplanen den uken.

Hvert fag har i følge sin fagplan et gitt omfang som skal benyttes til opplæring. Omfanget benevnes også som fagets årstimetall. Timeplanen kan som nevnt endres fra uke til uke, og timetallet i de enkelte fag kan også endres fra den ene til den andre uken. Timeplanleggeren må derfor påse at summen av timeplanlagt undervisning i hvert fag for hele skoleåret oppfyller fagplanens krav til fagets omfang/årstimetall. Hvis man legger undervisningstimer à 45 minutter, må flere timer timeplanlegges siden omfanget i fagplanen angis i klokketimer. Timeplanleggeren kan ta ut en rapport som summerer antall timer som er timeplanlagt, og regner undervisningstimene om til klokketimer. Rapporten tar hensyn til skoleruten slik at fridagerog planleggingsdager ikke tas med. Rapporten kan brukes til å dokumenter at skolen har oppfylt lovpålagt tilbud om undervisning i det enkelte fag.

Planlegging av neste års timeplan

Når iSkole er tatt i bruk, vil forberedende arbeid for neste års timeplan kunne start tidlig, gjerne allerede i januar.

Nytt skoleår opprettes fra menyvalget Grunnlagsdata > Planperiode, og bør baseres på årets planperiode. iSkole foreslår dette som standard. Den nye planperioden opprettes da med en kopi av inneværende års oppsett av klasser, og alle fagene tilhørende den enkelte klasse.

Selve timeplanleggingen

Formålet med en timeplan kan kort formuleres som å vise når og hvor fag har undervisning, og hvilke elever og lærere som deltar. Timeplanen er komplett først når all organisert undervisning for hele planperioden er registrert.

En komplett timeplan kartlegger altså all organisert aktivitet ved skolen. Ut fra timeplanen skal man kunne finne ut hvor en elev eller lærer befinner seg hvis vedkommende har undervisning i en bestemt time i en angitt uke.

For å gi et innblikk i hvordan man timeplanlegger klassefag, ser vi nå på hvordan dette kan gjøres. For å få frem skjermbildet tilsvarende det som er vist under, navigerer man til Timeplan > Klasser. Deretter velger man klasse og uke. Vi har nå tre valg,

og vi starter automatisk med det Timeplan:

Timeplan

Utgangspunktet vårt er at timeplanen skal legges for et nytt skoleår, vel vitende om at det etter skolestart kan det være behov for justeringer grunnet skifte av lærer, flytting av timer på timeplanen osv.

Planperioden løper fra 1. august til 31. juli, og skoleruten fastslår hvilke dager det skal gis undervisning. Skoleruten blir satt opp når man oppretter en ny planperiode, og kan siden redigeres fra Grunnlagsdata > Skolerute.

Før timeplanen for en klasse kan legges, må klassen være satt opp med fagene som alle elevene i klassen skal ha. Det beste vil være om alle fag er på plass med lærer i hvert fag, og at elevene i klassen er registrert. Men alt kan kan endres underveis, programvaren vil dynamisk sjekke at eventuelle endringer ikke medfører kollisjoner.

Det anbefales å velge skoleårets første uke når man skal starte timeplanleggingen, selv om det ikke er definert skoledager hele uken i skoleruten. Et nærliggende spørsmål blir da "Hvorfor legge timeplanen på dager hvor det ikke skal være undervisning?". Svaret er at når timeplanen i denne uken er ferdig, så kan timeplanen kopieres fremover til kommende uker. For når timeplanen vises til lærer og elev, vil den være blank på fri- eller planleggingsdager. Det betyr også at denne uken kan tjene som en slags prøveuke for timeplanleggeren. Her kan det eksperimenteres! Har man to forskjellige uketimeplaner, en såkalt alternerende timeplan, så timeplanlegger man to uker som da blir mal når disse ukene skal fordeles over skoleåret.

Merk

Rektor/administrator kan stenge innsyn i timeplanen frem til en bestemt dato, f.eks. frem til første skoledag. Det kan være greit for å skjerme timeplanleggeren i arbeidet helt frem til timeplanen er lagt ferdig.

Skal timeplanen justeringes i løpet av skoleåret, går man rett inn på den uken det gjelder, og endrer direkte der før man eventuelt kopierer endringen fremover i tid. Merk at man ikke kan kopiere timeplanen bakover i tid.

Timeplanleggeren må også i mente at fraværsføring er nært knyttet til timeplanen, slik at endringer i løpet av skoleåret bør gjøres før faglærer starter fraværsføringen på en timeplan som en vet skal endres. Man kan føre inn fravær for en elev frem i tid dersom eleven alt har dokumentert at det blir fravær frem i tid. Hvis timeplanlegger fjerner en time hvor det er ført fravær, så vil fraværet forsvinne for denne timen. Regelen er at fravær skal knyttes til fag på timeplanlagte tider.

Skjermbildet er er delt inn i flere deler som binder det hele sammen. Øverst i bildet vises hvilken klasse og uke vi skal timeplanlegge.

Vi har valgt klasse ST1A som eksemplet.

Fag

Til venstre i bildet vises fagene med lærer. Kolonnen Timer forteller hvor mange timer fagene skal timeplanlegges denne uken, mens kolonnen Tp-lagt viser hvor mange timer som alt er timeplanlagt. Når et fag er ferdig timeplanlagt vil kolonnen Gjennstår vise 0 timer, og faget blir vist i kursiv. Fag som er ferdig timeplanlagt legges nederst i listen. I kolonnen Timer er det et ikon (en blyant) til høyre for timetallet. Ved å trykke på ikonet kan man justere timetallet opp eller ned for denne uken.

Timeplanlegger vil spesielt ha fokus på skjermbildene Timeplan klasse og timeplan lærer.

Timeplan klasse

Her vises klassens timeplan med plasseringen av allerede timeplanlagte fag. Klassefag vises på blå bakgrunn. Når man velger fag fra tabellen Fag, vil det valgte faget vises på rosa bakgrunn. Timer i klassen som ikke er timeplanlagte er grønne. Hvite felt markerer timer som ikke kan benyttes til timeplanlegging av det valgte klassefaget. Det skjer når valgte lærer allerede er opptatt i timen, eller at noen elever (minst en) i faget alt er opptatt med annen undervisning i den hvite timen. Derfor kan timene i KRØ (det valgte faget) ikke plasseres på de to første timene på tirsdag.

Timeplan lærer

Her vises hva som er timeplanlagt for faglærer for faget som er valgt fra Fag (her: KRØ). Vi ser at på tirsdags morgen er læreren opptatt (ST2:RI 1), derfor er disse timene markert hvite på klassens timeplan. I tillegg vises alle andre fag som læreren måtte ha, og som allerede er tmeplanlagt.

Vis timeplan for disse ansatte

Her kan man legge til lærer(e) som da vil vises sammen med Timeplan lærer. Slik får man oversikt over flere lærere samtidig, noe som kan gjøre det lettere for timeplanlegger også å tenke på den enkelte lærers timeplan.

Rom

Nedtrekksliste for rom er plassert ovenfor Vis timeplan for disse ansatte. Når man velger fag, vil den automatisk stille seg inn på det rommet som er tildelt klassen, se Grunnlagsdata > Klasse, eller faget i Grunnlagsdata > Rom. Når en time er valgt, vil listen bare inneholder rom som er ledige for valgte time.

Timeplanlegge klasse

Oppsummert er det følgende trinn som må gjøres for å timeplanlegge klassefag:

1. Velg faget i listen over fag
2. Velg hvilket rom som skal benyttes
3. Klikk på grønn time i klassens timeplanen

Fagene timeplanlegges altså ved at man først velger fag i listen over fag hvor det gjenstår timer. Ledige timer i klassen blir markert med grønn farge dersom også læreren er ledig i timen. Er læreren opptatt, men klassen er ledig, er timen blank (hvit). Vises et rom i nedtrekkslisten Rom, så vil timen få tildelt dette rommet. Hvis man ikke har valgt rom, timeplanlegges timen uten rom. Man senere velge, eller endre, et rom til en time ved å høyre-klikke på timen.

For å fjerne en timeplanlagt time, høyre-klikkes timen på timeplanen, og velger Slett.

I dette avsnittet har vi sett på timeplanlegging av klassefag. Her var time- og fagfordelingen bestemt for klassen, men vi så bort eventuelle valgfags innvirkning på klassens timeplan. La oss derfor nå se næremer på gruppefag.

Timeplanlegge gruppefag

Det er utfordrende for skolen å bestemme hvilke valgfag som skal tilbys neste skoleårs elever. Faktorer som spiller inn er hvilke studieretninger skolen tilbyr, skolens størrelse, elevenes ønsker, lærernes fagkompetanse og ikke minst økonomiske konsekvenser.

Elevene blir ved opptak plassert i klasser. Klassen er satt opp med fag som alle elevene i klassen skal følge. Men det finnes fag som det ikke er naturlig å plassere i en klasse. Faget kan være aktuelt og valgbart for elever fra forskjellige klasser. Fag av i denne kategorien omtaler vi som gruppefag. For at elevene skal kunne få undervisning i gruppefaget, kreves det at undervisningen ikke kolliderer med timeplanen til noen av klassene elevene tilhører.

Hvis ingen elever i en klasse blir gitt muligheten til å velge andre fag enn fagene i klassen, blir timeplanleggeren ikke berørt av de utfordringene som slike fag medfører. Det betyr at timeplanen for en slik klasse kan planlegges helt uten å bruke gruppefag. Å legge timeplanen for en klasse uten gruppefag er allerede vist i eksempelet i avsnittet Timeplanlegge klasse. Timeplanleggingen kan trygt gjøres før elevgrunnlaget er kjent da elevene ikke har andre fag i sin fagkrets. Alle elevene i klassen får da lik timeplan, nemlig klassens timeplan.

Viskal nå se på utfordringer med å få satt opp gruppefag slik at timeplanen lar seg realisere innenfor rammen av et akseptabelt uketimetall for den enkelte elev.

Den enkelte elevs valgmuligheter

Det er skoleleders ansvar å bestemme hvilke grupper (altså valgfag)som skal tilbys. Tilbudet begrenser seg ut fra økonomiske hensyn. Skolen gis vanligvis ikke noe ekstra tilskudd om en øker antall grupper. I praksis betyr det at en grupper ikke kan opprettes dersom noen få elever har valgt faget. Det kan av pedagogiske hensyn være forsvarlig at en i utgangspunktet tilbyr et mer omfattende utvalg av fag enn det som kan igangsettes. Får et fag for få påmeldte elever, må faget sløyfes, og disse elevene må foreta omvalg.

Fra iSkole kan eksempelvis årets vg1- og vg2-elever selv velge blant gruppefag skolen vil tilby kommende skoleår. Opplegget forenkler administreringen av fagvalgene, både for elevene og administrasjonen. Vi skal nå se nærmere på arbeidet som går forut for elevenes valg. Vi skiller mellom to mulige strategier for oppsett av gruppefag til valg:

1. Gruppene er satt opp i et skjema (vi kaller det blokkskjema) slik at eleven bare kan velge et fag fra hver blokk
2. Elevene får velge helt fritt fra listen av valgbare gruppefag

Ideelt sett burde alternativ to benyttes. Men uten restriksjoner på elevenes valg vil resultatet kunne bli at skoledagen ble vesentlig lengre enn det som er ansett som akseptabelt, og at kostnadene vil kunne øke hvis man ender opp med mange små grupper. La oss nå se litt nærmere på fordeler og ulemper til de to tilnærmingsmåtene.

Bildet viser grupper satt opp i et blokkskjema slik at elevene bare kan velge ett fag fra hver blokk. Alle fagene i skjemaet skal ha fem timer undervisning per uke. De tre blokkene legger da til sammen beslag på femten timer på timeplanen. Hvert blokknummer representerer en time på timeplanen, men nå på planleggingsstadiet er det ikke besluttet hvor timene skal legges. Her er det bestemt at undervisningen i fransk og matematikk skal gå samtidig (blokk 1), tysk, spansk og fysikk skal gå samtidig (blokk 2) og til sist at kjemi og biologi skal gå samtidig (blokk 3). Som en konsekvens av dette oppsettet kan ingen timer i klassefag timeplanlegges parallellt med disse fagene hvis elevene i klassen skal kunne velge fritt blant alle disse. Her kan en elev bare velge ett fag fra hver blokk av de tre blokkene. Kombinasjonen matematikk fra blokk 1, tysk fra blokk 2 og biologi fra blokk 3 er et mulig valg. Velger man biologi kan det ikke kombineres med kjemi. En elev kan heller ikke velge både tysk og spansk.

Lar man elevene få velge helt fritt fra listen over foreslåtte grupper ville enhver kombinasjon av fagene være valgbar. Da kan det være krevende å finne ut hvilke kombinasjoner av fag som kan timeplanlegges parallellt og hva som eventuelt må gjøres av omvalg for å få timeplanen innenfor et akseptabelt uketimetall. Til hjelp i denne prosessen tar man ut en konfliktmatrise. Konfliktmatrisen hentes fra Timeplan > Rapporter > Matrise gruppefag, og hentes frem etter at elevene har gjort sine valg av gruppefag. Bildet på neste side viser her alle gruppene som er satt opp både horisontalt og vertikalt. Antall elever som har valgt hver fag fremgår av diagonalen. Eksempelvis er ST2KJ1 valgt av 21 elever. Av disse elevene har ingen valgt STENI eller ST2MED. Det betyr at ST2KJ1, ST2ENI og ST2MED kan settes opp i en blokk. Vi ser også at en av de 21 elevene som har valgt ST2KJ1 også har valgt ST2FR2, og at en elev (ikke nødvendigvis den samme eleven som har valgt ST2FR2) har valgt ST2SO1. Hvis denne eleven (eller disse to elevene) må gjøre omvalg, kan ST2FR2 og ST2SO1 timeplanlegges samtidig med ST2ENI (og ST2KJ1). Fagene utgjør da en blokk, se figur 2 på side 14 som viser oppsett av gruppefag.

Uten her å gå nærmere inn på detaljene skjønner man at det fort kan bli litt av et puslespill, med en del omvalg, før brikkene faller på plass. Resultatet skal til slutt kunne settes opp i et blokkskjema slik det allerede er beskrevet. Blokkskjemaet gir den optimale oversikten over hvordan undervisningen tenkes organisert, uten at man tar stilling til når på dagen undervisningen skal finne sted.

Menyvalgene for timeplanlegging av gruppefag

Når man klikker på menyvalget Timeplan, får man oversikt over de forskjellige fasene i timeplanleggingen. Det faller natrulig å gjennomføre timeplanleggingen utfra rekkefølgen i menyen, men det er ikke påkrevet. De fire valgene som har med gruppefag å gjøre er listet opp under:

1. Blokk
2. Grupper

Vi skal gjennomgå menyvalgene i tur og orden, men først skal vi kaste et blikk på det aller første menyvalget Timeplan > Timer. I skjermbildet som vist ovenfor bestemmes hvilke tider som kan timeplanlegges. Merk at også lørdag og søndag inngår. Det er vanlig med lik start- og slutt på hver time for alle ukedagene, men skolen står her helt fritt til å definere start- og slutt-tid på hver timen.

Når timeplanen er lagt for hele året, kan man ta ut en rapport som omregner alle timeplanlagte timer i hvert fag til klokketimer. Timeplanlegger kan da kontrollere antall timeplanlagte timer mot fagets omfang. For fravær registrert på en elev blir timelengden automatisk omregnet til klokketimer slik at det bblir riktig på karakterdokumentasjonen. Hvorvidt man bruker lørdag og søndag som skoledag fremgår av skoleruten. Lørdags- og søndags-timeplan vises bare dersom dagene er satt opp som skoledager i skoleruten.

Blokk

Vi ser igjen på blokken vist i figur ovenfor. Her er det sju gruppef som er satt opp, og de vil legge beslag på femten timer på timeplanen. Fagene er delt i tre blokker, og hver blokk har fått en blokkidentifikator hhv. 1, 2 og 3.

1. I arkfanen Blokknr angir hvor mange timer man vil gi til blokken, eller med andre ord hvor mange timer kan fordele til timer til valg.
2. I arfanen Gruppering av timer til valg bestemme hvor mange blokker (blokkid) som skal benyttes. Videre kan man gruppere blokknr slik at man kan angi blokkid for et gruppefag og da få inn alle blokknumrene for faget på en gang. Gi her hver blokk blokknr og angi hvilke trinn som kan velge blokken.
3. I arkfanen Blokknr for klasse kan man reservere tider hvor klassen ikke skal ha klassefag ved å binde opp blokknr til klassen. Dette er ikke nødvendig å gjøre. (Når elevene har valgt sine gruppefag og når gruppefagene er timeplanlagt, så vil klassens timeplan bli markert med gruppefagene automatisk.)

Bildet nedenfor viser skjermbildet med verdiene utfyllt. Vi har her lagt opp til å bruke femten timer til gruppefag, og vi har tilkjennegitt at de deles i tre blokker (blokkid=1, 2 og 3). I tillegg har vi markert at valg av disse fagene kan begrenses til elever på vg2 og vg3 siden vi ikke har markert for trinn 1 (vg1).

Grupper av timer til valg hvor vi grupperer blokknumrene med Id (blokkid) forenkler timeplanleggerens fordeling av blokknummer til gruppefagene. Da må Id settes på aktuelle gruppefag fra Time- og fagfordeling > Gruppefag før timeplanleggger går løs på Timeplan > Grupper.

Merk

Hvis man skal ha gruppefag med på timeplanen, må Antall timer til valg (blokknr) være minst lik antall timer som maksimalt kan benyttes til gruppefag. Kan økes ved behov. Gruppering av timer til valg er et tilvalg som man ikke behøver å benytte, men som vil lette innføringen av blokknummer på fagene. Vi kommer tilbake til det i neste avsnitt. Trinn er bare aktuelt å fylle ut dersom elevene selv skal kunne velge gruppefag for neste skoleår.

Grupper

Som nevnt representerer et blokknummer en undervisningstime, uten at man i planleggingsfasen har bestemt hvilken dag og time det er snakk om. Blokknummer innføres på et tidlig stadium i timeplanprosessen. Det viktigste er å klassifisere fagene for å få oversikt over hvilke fag som skal gå parallellt, uten at man har bestemt hvor fagene skal plasseres på timeplanen.

Når den innbyrdes plasseringen til gruppefagene er klargjort gjennom et blokkskjema som viser oppsettet av gruppefag (se eksempelet i figuren som viser oppsett av gruppefag), kan oppsettet overføres til iSkole fra valget Timeplan > Grupper først etter at times plassering på timeplanen er fastlagt fra Timeplan_Timeplanlegge blokknr. Som nevnt tidligere kan innføringen skje uten at en bruker Id, men da blir det adskillig flere museklikk for å få alt på plass.

Blokknr klasse

Dersom man planlegger å timeplanlegge klassefagene før elevene har valgt gruppefag, bør en gå gjennom alle klassene som vil kunne ha elever som kan velge gruppefag. Valget skal lette arbeidet med å timeplanlegge klassefagene ved at en allerede her bestemmer hvile timer som blir beslaglagt av gruppefagenes timeplan. Men merk at blokkering av timeplanlegging av klassefag fra valget Timeplan>Blokknr klasse kun er nødvendig for blokkrering av timer som ikke blir blokkert av gruppefagene.

Dersom en elev har valgt et gruppefag som skal ha undervisning 2. time på mandag, da skal 2. time mandag være blokkert for timeplanlegging av et klassefag på den timen. (Navnevalget blokkskjema har nok sin bakgrunn herfra.)

Dersom elevene har valgt gruppefag, og gruppefagenes blokknumre alt er innført, er det ikke nødvendig å gjøre noen her. Da vil iSkole finne elevenes gruppefag med tilhørende blokknummer, og ut fra dette finne hvilke blokknummer som elevene legger beslag på i hver enkelt klasse. I praksis betyr dette at timeplanlegging av klassefag ideelt sett ikke bør starte først etter at valget Timeplan >Blokknr gruppefag) et fullført.

Timeplanlegge blokknr

Oppsettet av blokknr for hvert gruppefag er som nevnt den delen av timeplanarbeidet som er mest krevende. Siden hvert gruppefag kan ha elever fra forskjellige klasser, og forskjellige klassetrinn, setter timeplanen for gruppefagene begrensninger for timeplanleggingen av klassefagene.

Hvis en elev eksempelvis har undervisning første time mandag i et gruppefag, så kan ikke klassen eleven tilhører ha undervisning i et klassefag samme time. Altså legger timeplanen for gruppefagene begrensninger på timeplanen for klassefagene. Hvis elevene i en klasse til sammen har valgt gruppefag som innebærer at fagene i sum har 20 forskjellige blokknummer, vil det medføre at 20 timer allerede er blokkert, og ikke kan benyttes for klassefag. Hvis klassen eksempelvis har klassefag som krever 15 timer, vil timeplanen til klassen måtte legges over totalt 35 timer.

Nå er man altså kommet så langt i prosessen at man skal tidfeste undervisningstimene for gruppefagene. Vi tar som eksempel fagene i en blokk, altså fag som skal gå parallellt, la oss si over fem timer. Et spørsmål som må besvares entydig er fordelingen av enkelt- og dobbelttimer. Siden undervisningen skal gå parallellt, vil alle fagene få eksempelvis en dobbelttime og tre enkelttimer hvis vi snakker om en femtimersblokk. Hvis en av faglærerne argumenterer for fordeling 2+2+1, så er det ikke mulig å få til uten at alle de andre fagene i blokken får den samme fordelingen.

På grunn av kompleksiteten ved at eleven kommer fra forskjellige klasser, er det vanlig at timeplanen for gruppefagen er satt opp likt uke for uke gjennom hele skolåret. Men det er fullt mulig også å endre timeplanen for gruppefagene på ukebasis. Eksempelvis kan et fag minke timetallet i en periode — dette omtales ofte som ploging eller periodisering. Timetallet justeres ved å klikke på ikonet blyant som står bak Timer (når gruppefaget er valgt under menyvalget Timeplan > Blokknr gruppefag)

Timeplanlegge tolærerfag

Hvis noen fag har mer enn én lærer knyttet til undervisningen i faget, så skal det også fremgå av timeplanen. Vi omtaler dette som tolærerfag, også i de tilfellene hvor mer enn to lærere er involvert i faget. Registreringen av tolærer skjer fra Time- og fagfordeling > Tolærerfag. Hvis man ønsker kun å ha tolæreren i en periode, for eksempel en time i ti uker, så setter man uketimetallet til en, og årstimetallet til ti.

Opplegget er slik at når faget timeplanlegges, så vil tolæreren få samme timeplan sålangt det er mulig. Eksempel: Et fag med fem uketimer skal ha en toærer inkludert i to uketimer. Da vil tolæreren bli plassert i de to første timene som timeplanlegges såfremt dette ikke medfører kollisjon på tolærerens timeplan. Hvis tolæreren er innført etter at faget er timeplanlagt, eller det er behov for å endre timeplanen for tolærerfaget, gjøres det fra Timeplan > Timeplanlegg tolærerfag.

Naturlig nok kan tolærere kun plasseres der faget alt er timeplanlagt, men det er mulig å reservere et eget rom for tolæreren om det er ønske om å ta ut en gruppe av elevene i faget slik at de kan undervisning for seg selv.

Timeplanlegge rom

Det kan være tilfeller der ett eller flere rom er flaskehalser for timeplanleggeren. Hvis det for eksempel er knapphet på naturfagrom, kan det være lurt å starte timeplanleggingen av naturfagrommet for å få maksimal utnyttelse av rommet.

Timeplanlegging av rom er i prinsippet likt timeplanlegging av klassefag for klasse. Her velger man først rom, og deretter faget som skal båndlegge rommet. Merk at dette valget bare tar klassefag. Rom for gruppefag legges inn når blokknummer for gruppefag registreres, og kan også endres fra dette menyvalget Blokknr for grupppefag.

Kopiering

Timeplanen gjelder i utgangspunktet kun for den uken timeplanleggeren har valgt når timeplanen for klassen blir lagt. Gruppefagene blokknr gjelder i utgangspunktet for alle ukene i planperioden. Og hvert blokknummer representerer den samme timen på timeplanen i hele planperioden. Grunnen er at man sjelden vil gjøre vesentlige endringer på gruppefagen, siden endringer her vil ha ringvirkningner på timeplanen til alle klassene via elevene som går i gruppene.

Merk forskjellen på å kopiere timeplanen fra Timeplan > Timeplanlegge klasse og det å kopiere timeplanen fra Timeplan > Kopiering. For den førstnevnte er det kun klassen som man har valgt som kopieres, alle øvrgie klassers timeplan og alle gruppefagenes timeplan forblir uendret. Det betyr at en omfattende sjekk må gjøres før kopieringen kan gjennomføres. Grunnen er at fagene i de andre klassene kan ha avvikende timeplaner i forhold til timeplanen i den uken som skal kopieres. Da kan konflikter mot klassens nåværende timeplan oppstå.

Når man benytter valget Timeplan > Kopiering er situasjonen en annen. Her ser man på alt som er timeplanlagt på den uken man skal kopiere fra. Det betyr at alle gruppe- og klassefag blir omfattet av kopieringen. Og siden denne ukens timeplan er kontollert og i orden, både for klasse- og gruppefag, så kan det ikke oppstå komplikasjoner ved å kopiere hele timeplanen til nye uker.

Man står ikke helt fritt til å kopiere timeplanen fra en uke til andre uker. Det er ikke tillatt å kopiere bakover i tid, og heller ikke til uker frem i tid hvor fravær allerede er innført. Hvis fravær er ført, betyr det at det allerede finnes en timeplan, ellers er ikke fraværsføring mulig siden fravær alltid er knyttet til et timeplanlagt fag. Det kunne lett føre til feil om det for eksempel er ført fravær i et fag en time og den nye timeplanen ikke hadde faget i samme den samme timen.

OBS!

Timeplanen i uker det kopieres til vil først bli slettet, deretter legges timeplanen fra valgt uke inn. Du kan dermed slette en timeplan ved å kopiere fra en tom uke.

Endringer i timeplanen underveis i skoleåret

Det vil alltid være behov for å gjøre endringer i timeplanen underveis i skoleåret. Er det små endringer i form av noen timer en dag grunnet en lærers fravær kan man legge inn vikarer i disse timene. Er det fravær av lengre art, eksempelvis en permisjon, eller at en lærer slutter i løpet av skoleåret, så vil det være naturlig at en ny lærer overtar all undervisning i faget i perioden.

Timeplanlegging av vikar

Fra menyvalget Time- og fagfordeling > Vikar velger man først hvilken lærer som skal ha vikar. Når man har valgt læreren, vises timeplanen til læreren. Ved å trykke på en time vil man få frem et vindu som viser hvilke lærere som er ledige denne timen. Her kan man da velge ønsket vikar, markere om timen skal utbetales eller ikke og deretter trykke OK. Når det er gjort har faget fått en vikar, og vikaren får opp timen på sin timeplan.

Bytte av lærer i fag

Man kan bytte lærer for en eller flere uker fra menyvalget Time- og fagfordeling > Klassefag/Gruppefag. iSkole vil kontrollere at det ikke gir kollisjoner for den nye læreren.

Rapporter

Vi omtaler ikke rapportene nærmere her, men lar dem tale for seg selv.

Etterord

Skulle du ha spørsmål, eller en idé eller forslag til forbedring av hvordan timeplanen legges, er vi takknemlig om vi kan få del i disse tankene. Merk at det også finnes dokuentasjon til timeplanleggeren fra Brukerhåndbok for iSkole. Brukerveiledningen for det enkelte menyvalg er tilgjengelig i menyen til venstre.