Timeplanlegging i iSkole
Innledning
Forord
Her kommer litt bakgrunnstoff for brukerne av timeplanverktøyet som benyttes i iSkole. Hvordan en ideell timeplan bør utformes diskuteres ikke her. Fokus er hvordan man time for time kan bygge en timeplan. Siktemålet er fremskaffe en timeplanen som entydig vise hvor, når og hvem som er lærere i hvert fag, og hvilke elever som følger undervisningen i fagene gjennom hele skoleåret, dag for dag, time for time. Tenker man på alle varianter av elevsammensetninger, fordeling av enkelt- og dobbeltimer, og at fagenes timetall kan variere fra uke til uke, da vet man at det kan bli arbeidskrevende å få på plass en fullstendig timeplan. Men, når uketimeplanene er på plass, da skal alle involverte parter ha oversikt over hele skoleårets undervisningsplan.
Typografi
Tekst som refererer til noe i iSkole er ofte skrevet i kursiv. Eksempelvis: Fyll inn feltet Navn. Kursiv benyttes også når vi refererer til steder i iSkole som er dokumentert, da er denne teksten også en lenke. Eksempelvis: Se innholdsfortegnelsen. Hovedmenyen for dokumentasjonen av iSkole finner du i venstre marg, undervalgene i høyre marg.
Rettigheter
iSkole er registrert varemerke i Norge og kan ikke benyttes til andre formål enn å referere til produktet iSkole. Alle som ønsker det kan kopiere fra brukerveiledningen og benytte materialet fritt i opplæringsøyemed. For alle andre produkter referert i brukerveiledningen gjelder de rettigheter og forbehold som eierne av produktene har definert.
Innspill
Vi tar imot innspill om det er noe man mener burde utdypes eller om det er noe som burde nedtones. Benytt gjerne e-postadressen som står på tittelsiden.
Sentrale begreper
Vi starter med å se på sentrale begreper som benyttes i manualen.
Planperiode
Vi omtaler et skoleår som en planperiode. Planperioden er vanligvis fra 1. august til og med 31. juli året etter. Vi benytter skoleruten (se Grunnlagsdata>Skolerute) til å markere dagene hva som er skoledager, planleggingsdager og aktivitetsdager. Øvrige dager er fridager. Elevene kan logge seg inn i iSkole i planperioden hvor de er registrert som elev, helt fram til 31. juli dersom de ikke avslutter før denne dato. Ansatte har tilgang til iSkole helt til de slutter.
Tid
Timene for hver dag registreres fra Timeplan > Timer. Vanligvis undervises det fem dager, fra mandag til fredag. Timeplanen kan om ønskelig også legges over seks eller syv dager i noen uker. Det vil fremgå av skoleruten hvilke uker det gjelder. Ekskursjoner eller utflukter kan eksempelvis legges til lørdag og/eller søndag. Da vil timeplanen typisk inneholde et (eller noen) fag på slike dager.
Dagene kan ha varierende antall undervisningstimer og tider. Hver time angis med et klokkeslett for når timen starter, og når den slutter. Timelengden er vanligvis 45 eller 60 minutter, men kan variere fra fag til fag, og fra time til time.
Et vanlig oppsett har åtte timer per dag, alle med 45 minutters lengde, og med samme start- og sluttid for alle ukedagene. iSkole kan ut fra lagt timeplane beregne summert undervisning i klokketimer for det enkelte fag for hele skoleåret. Skolens timeplan kan derfor være dokumentasjon for omfanget av undervisningen i det enkelte fag.
Timene bestemt her er en mal. Når en time i et fag timeplanlegges, blir start - og slutt-tiden for timen fastlagt ut fra denne malen. Men timeplanlegger kan da om ønskelig endre både start og slutt-tiden på timen.
Rom
Nye rom legges inn fra Grunnlagsdata > Rom. Kortnavnet for rom er på inntil fire tegn. Romtype og antall plasser kan angis, men er ikke i bruk andre steder. Alle rom, uavhengig av romtype og antall plasser, kan settes inn som rom når timeplanen legges.
Lærer
Ansatte registreres fra Personal > Ansatt. For å kunne undervise må man være registrert som Pedagogisk ansatt.
Elev
Elever tas inn via Inntaksportalen, eller registreres direkte fra Elevadmin > Elev. Elevene som tas opp plasseres i klasser. En elev kan bare være elev i en klasse per skoleår. Eleven får automatisk tildelt fagene som klassen er satt opp med. Ofte kan elevene i tillegg velge fag (typisk: gruppefag).
Fag
I timeplansammenheng er et fag en betegnelse på en aktivitet som skal timeplanlegges. Som regel er det knyttet en gruppe elever til faget, og faget kan ha en eller flere lærere.
Ikke alle fag er like lette å timeplanlegge. Faget naturfag kan være delt ved at undervisningen i fysikk har en lærer, mens de øvrige deler av faget har en annen lærer. Et språkfag kan ha elever med forskjellige fagkoder (siden elevene kan ha ulike forkunnskaper i faget), og undervises derfor i noen timer samlet i en gruppe, og i andre timer fordelt i forskjellige grupper. Dette løser vi ved at et fag kan ha flere lærere og/eller ved at faget deles opp i komponenter.
På timeplanen vil de enkelte komponentene være selvstendige fag. Hvert fag (og komponent) har et entydig kortnavn på inntil tre tegn. I tillegg har fagene en fagkode, den fremkommer ikke på timeplanen.
Fagkode
Alle fag som skal på karakterdokumentasjonen må ha en fagkode. Fagkodene i Kunnskapsløftet starter med tre bokstaver etterfulgt av fire siffer1. Timeplanleggeren vil kunne legge timeplanen helt uten viten om hvilken fagkode som er knyttet til faget som skal timeplanlegges. Timeplanleggeren forholder seg til kortnavnet til faget — vanligvis tre tegn. Fagets kortnavn og fagkode kommer frem når fagene vises under lærers og elevs timeplan. Hvis faget gjelder undervisning som ikke er knyttet til et fag som skal på karakterdokumentasjonen, eller faget er en komponent av et annet fag, vil fagkoden være "999999". Timeplanleggeren trenger som nevnt kun å forholde seg til fagets kortnavn.
1 Det er noen få unntak fra denne regelen. Blandt annet har Steinerskolen bokstavene RS i fjerde og femte posisjon.
Klasse og klassefag
En klasse settes opp for å samle elever som følger et bestemt undervisningsprogram2. Vanligvis vil elevene i en klasse ha alle fag i klassen i sin fagkrets. Vi kaller fag som er knyttet direkte til klassen, og som altså alle elevene i klassen kan følge, for klassefag.
Hver klasse kan ha et varierende antall elever, vanligvis er det ikke mere enn 30 elever i en klasse. En elev kan bare være registrert i en klasse i et skoleår.
Om en klasse har 0 eller 30 elever er i utgangspunktet uten betydning for timeplanlegger!
2 Elevene kan ha avvikende programkode i forhold til klassen. Den settes i skjermbildet Elevadmin > Elev
Gruppefag
Gruppefag er fag som har elever fra flere klasser, eller at elevene i en klasse er delt i flere grupper. Typisk vil fag eleven fritt kan velge, altså fag som ikke inngår i klassens fagkrets, bli definert som gruppefag. Et eksempel kan være faget Biologi 1 som kan velges av enkeltelever fra flere klasser, og fra både vg2 og vg3. Slike fag kalles for gruppefag for å kunne skille dem fra klassefag.
Fagklasse
I noen tilfeller er det aktuelt å slå to eller flere klasser sammen for undervisning i et felles fag. Dette kan administreres ved å opprette faget som gruppefag. Men når alle elevene i klassene skal følge faget, er det enklere å opprette en fagklasse. Det skjer ved at undervisningen legges i den ene klassen, og den andre klassen regisreres som gjesteklasse til faget i den førstnevnte klassen. Vi kaller klassen som eierfaget for moderklasse, og den andre klassen for gjesteklasse. (Se Grunnlagsdata>Klasse) Et typisk eksempel er faget kroppsøving, hvor man slår sammen to klasser. For skoler med få elever, vil en løsning kunne være at elevene blir registrert i henholdsvis 1. og 2. klasse, men at all undervisning er lagt til 1. klassen. Da ligger alle fagene i 1. klassen, og 2. klassen er satt opp uten fag. 2. klassen registreres da som gjesteklasse i 1. klassens fag. På timeplanen får alle elevene i gjesteklassen frem faget til moderklassen.
Dersom fagklasser inngår er det en god ide å timeplanlegge moderklassen før en timeplanlegger gjesteklassen(e).
Før timeplanarbeidet starter
Det beste utgangspunktet for å kunne gjøre timeplanarbeidet så raskt og effektivt som mulig er at
- Alle klassene er registrert i Grunnlagsdata > Klasse.
- Hver klasse er satt opp med alle sine fag i Grunnlagsdata > Fag>klassefag.
- Gjeldende start- og slutt-tider for undervisningen er på plass, se Timeplan > Time.
- Årets gruppefagene er registrert i Time- og fagfordeling > Gruppefag.
- Alle rom hvor det skal foregå undervisning er registrert i Grunnlagsdata > Rom.
- Elevene er registrert i sine respektive klasser.
- Elevene er registrert med sine gruppefag, se Elevadmin > Fag.
- Lærerne som skal undervise i fagene er registrert i Time- og fagfordeling > Klassefag/Gruppefag.
Hvis punktene 1, 2 og 3 er på plass, kan timeplanen for klassene legges, altså uten at rom, elever og lærere er registrert. Men det er sjelden en god idé å starte så tidlig. Lærerdekningen og elevens valg av valgfag (organisert som gruppefag) vil begrense timeplanleggers valgmuligheter.
Støtte til utformingen av timeplanen
For timeplanlegger er det viktig å få avdekket følgende uønskede forhold:
- At en elev får kollisjon på sin timeplan.
- At en lærer får kollisjon på sin timeplan.
- At et rom vil bli benyttet til mer enn en aktivitet på et gitt tidspunkt.
Dersom en time medfører kollisjon for elev, vil timeplanlegger straks få frem en liste over elevene det gjelder. Timeplanlegger vil unntaksvis legge en timeplan som gir kollisjon på elevenes timeplan. Skolen skal da ha godkjent elevens fagvalg, og eleven må velge hvilket fag han eller hun ønsker undervisning i de timene hvor fagene undervises samtidig.
Men lærer- og romkollisjon tillates ikke!
Timeplanleggingen skjer på skjermen. Selve utplasseringen av timer skjer ved at timeplanleggeren klikker på plass fag på timeplanen. Den grafiske utformingen av skjermbildene letter arbeidet, og forskjellige teknikker benyttes for raskt å kunne plassere timene på ønsket dag og time.
Det er timeplanleggerens ansvar å påse en fornuftig fordeling av enkelt- og dobbelttimer i et fag, og at timene blir fordelt over ukedagene på en pedagogisk forsvarlig måte.
Timeplanen er ukebasert. Hver uke kan ha en unik timeplan. Både antall fag, og antall timer i fagene, kan variere fra uke til uke. Timeplanleggeren kan sette timetallet for et fag til null for en bestemt uke. Det innebærer at faget ikke kommer på timeplanen den uken.
Hvert fag har gitt omfang. Omfanget er fagets årstimetall. Timeplanleggeren må påse at summen av timeplanlagt undervisning i hvert fag for hele skoleåret er i samsvar med fagets omfang/årstimetall. Timeplanleggeren kan ta ut rapporer som summerer antall timer som er timeplanlagt hvor undervisningstimene er omregnet til klokketimer. Rapporten tar hensyn til skoleruten slik at fridager og planleggingsdager ikke tas med. Rapporten kan brukes til å dokumentere hva som er gitt av undervisning i det enkelte fag.
Planlegging av neste års timeplan
Når iSkole er tatt i bruk, vil forberedende arbeid for neste års timeplan kunne start tidlig, gjerne allerede i januar.
Nytt skoleår opprettes fra menyvalget Grunnlagsdata > Planperiode, og bør ta utgangspunkt på årets planperiode. iSkole foreslår dette som standard. Den nye planperioden opprettes da med blant annet en kopi av inneværende års oppsett av klasser, og alle fagene tilhørende den enkelte klasse.
Selve timeplanleggingen
Formålet med en timeplan kan kort formuleres som å vise når og hvor fag har undervisning, og hvilke elever og lærere som deltar. Timeplanen er komplett først når all organisert undervisning for hele planperioden er registrert.
En komplett timeplan kartlegger altså all organisert undervisning ved skolen. Ut fra timeplanen skal man kunne finne ut hvor en elev eller lærer befinner seg hvis vedkommende har undervisning i en bestemt time i en angitt uke.
Vi viser nå hvordan man kan timeplanlegge klassefag. For å få frem skjermbildet tilsvarende det som er vist under, navigerer man til Timeplan > Klasser. Deretter velger man klasse og uke.
Timeplan
Vanlig utgangspunkt er at timeplanen skal legges for et nytt skoleår, vel vitende om at det etter hvert kan bli behov for justeringer grunnet skifte av lærer, ønsker om flytting av timer på timeplanen osv.
Planperioden kan vare fra 1. august til 31. juli, men det er skoleruten som fastslår hvilke dager det skal gis undervisning. Skoleruten blir satt opp når man oppretter en ny planperiode, og kan siden redigeres fra Grunnlagsdata > Skolerute.
Før timeplanen for en klasse legges, bør klassen være satt opp med alle fag i klassen. Det beste vil være om fagene er registrert med lærer, og at elevene i klassen også er registrert. Dersom man senere må gjøre endringer, vil programvaren sjekke om endringene medfører kollisjoner på timeplanen for klasse,lærer eller elev.
Det anbefales å velge skoleårets første uke når man skal starte timeplanleggingen, selv om det ikke er definert skoledager hele uken i skoleruten. Et nærliggende spørsmål blir da "Hvorfor legge timeplanen på dager hvor det ikke skal være undervisning?". Svaret er at når timeplanen i denne uken er ferdig, så kan timeplanen kopieres fremover til kommende uker. For når timeplanen vises til lærer og elev, vil den være blank på fri- eller planleggingsdager. Det betyr også at denne uken kan tjene som en slags prøveuke for timeplanleggeren. Her kan det eksperimenteres! Har man to alternerende uketimeplaner, så timeplanlegger man to uker etter hverandre som da tjener som mal når disse ukene skal fordeles utover skoleåret.
Rektor/administrator kan stenge innsyn i timeplanen frem til en bestemt dato, f.eks. frem til første skoledag. Det kan være greit for å skjerme timeplanleggeren i arbeidet helt frem til timeplanen er lagt ferdig.
Skal timeplanen justeringes i løpet av skoleåret, går man rett inn på den uken det gjelder, og endrer direkte der før man eventuelt kopierer endringen fremover i tid. Merk at man bare kan kopiere timeplanen fremover i tid.
Timeplanleggeren må også i mente at fraværsføring er nært knyttet til timeplanen.
Man kan føre inn fravær på en elev frem i tid dersom eleven har dokumentert at det blir fravær frem i tid. Hvis timeplanlegger fjerner en time hvor det er ført fravær, så vil fraværet slettes. Regelen er at fravær er knyttet til timeplanlagte timer.
Skjermbildet er er delt inn i flere deler som binder det hele sammen. Øverst i bildet vises hvilken klasse og uke vi skal timeplanlegge.
Vi har valgt klasse ST1A som eksempel.
Fag
Til venstre i bildet vises klassens fag. Merk at et fag kan ha flere lærer (se GEO). Kolonnen Timer forteller hvor mange timer fagene skal timeplanlegges denne uken, mens kolonnen Lagt viser hvor mange timer som alt er timeplanlagt i denne uken. I kolonnen Timer er det et ikon (en blyant) til venstre for timetallet. Ved å trykke på ikonet kan man justere timetallet for faget og/eller lærer(e) i denne uken.
Timeplanlegger vil spesielt ha fokus på skjermbildene Timeplan klasse og Timeplan lærer.
Timeplan klasse
Her er klassens timeplan allerede lagt for uke 37. Klassefag vises på blå bakgrunn og gruppefag på grønn bakgrunn. Når man velger fag fra tabellen Fag, her er ENG valgt, vil faget vises på rosa bakgrunn både på klassens og lærerens timeplan. Timer i klassen som ikke er timeplanlagte har en mørkere grønnefarge. Blanke/hvite felt kan ikke timeplanlegges.
Timeplan lærer
Her vises alle timeplanlagte fag til faglæreren som har faget som er valgt fra Fag (her: ENG).
Vis timeplan for disse ansatte
Her kan man legge til lærer(e) som da vil vises sammen med Timeplan lærer. Slik får man oversikt over flere lærere samtidig, dersom det er ønskelig.
Rom
Når man velger fag, vil automatisk rommet som er tildelt faget fra Grunnlagsdata > Rom, eller fra Grunnlagsdata > Klasse velges. Man kan også forhåndsvelge rom fra nedtrekksisten Velg rom som er plassert oppe i venstre hjørne. For å endre romvalgdersom på en allerede timeplanlagt time: Klikk på faget på klassens timeplan. Nedtrekkslisten Timeplanlagte rom vil bare inneholder rom som er ledige for den valgte timen.
Timeplanlegge klasse
Følgende trinn som må gjøres for å timeplanlegge klassefag:
- Velg klasse og uke, og eventuelt rom.
- Velg fag og lærer i listen over fag.
- Plasser en time i faget ved å klikke på grønn time i klassens timeplanen
For å fjerne en enkelt time: Klikk på timen på timeplanen, og velg Slett time. For å slette alle timeplanlagte i klassen, eller for et enkelt fag, eller valgte lærers timeplan for denne uken: Valgene fås frem ved å klikke på Slett timeplan.... Sletting skjer ikke umiddelbart, men først etter at man bekrefter at sletting skal finne sted.
Vi har nå sett på timeplanlegging av klassefag. Her var time- og fagfordelingen bestemt for klassen, men vi så bort fra eventuelle valgfags innvirkning på klassens timeplan. Vi ser nå på gruppefag.
Timeplanlegge gruppefag
Det er utfordrende for skolen å bestemme hvilke valgfag som skal tilbys neste skoleårs elever. Viktige faktorer er skolens størrelse, hvilke studieretninger skolen tilbyr, elevenes ønsker og lærernes fagkompetanse.
Elevene blir ved opptak plassert i klasser. Klassene er satt opp med fag som i utgangspunktet alle elevene i klassen skal følge. Men det finnes fag som det ikke er naturlig å plassere i en klasse. Det gjelder fag som kan være valgbare for elever fra forskjellige klasser. Fag av i denne kategorien klassifiserer vi som gruppefag. Når elevene får undervisning i gruppefaget, kan/bør ikke timen kolliderer med elevens klassetimeplan.
Hvis elever i en klasse bare har klassefag vil timeplanen være komplett for elevene når alle klassefagene er timeplanlagt. Timeplanleggingen av slike klasser kan trygt gjøres før elevgrunnlaget er kjent. Klassens timeplan vil være komplett og lik for alle elevene i klassen.
Å legge timeplanen for klassefag er allerede vist i avsnittet Timeplanlegge klasse.
Nå skal vi se på utfordringer med å få sammensatt gruppefagene slik at timeplanen lar seg realisere innenfor en akseptabel tidsramme.
Den enkelte elevs valgmuligheter
Hvilke grupper (altså valgfag) som skal tilbys fastsettes på den enkelte skole. Tilbudet begrenser seg ut fra blant annet økonomiske hensyn. Men i utgangspunktet kan man tilbyr et mer omfattende utvalg av fag enn det som kan igangsettes. Får et fag for få påmeldte elever, kan faget sløyfes, og disse elevene må foreta omvalg blant de gjenværende grupppene.
Fra iSkole kan eksempelvis årets vg1- og vg2-elever få tilgang til å velge blant gruppefag skolen vil tilby kommende skoleår. Vi skal nå se nærmere på arbeidet som går forut for elevenes valg. Vi skiller mellom to mulige strategier for oppsett av gruppefag til valg:
- Gruppene er satt opp i et skjema (vi kaller det blokkskjema) slik at elevene bare kan velge et fag fra hver blokk.
- Elevene får velge helt fritt fra listen som viser valgbare gruppefag.
Ideelt sett burde alternativ to benyttes. Men uten restriksjoner på elevenes valg vil resultatet kunne bli at skoledagen ble vesentlig lengre enn det som er ansett som akseptabelt, og at kostnadene øker dersom man ender opp med mange grupper. La oss nå se litt nærmere på fordeler og ulemper til de to tilnærmingsmåtene.
Her er valgfagene plassert i et blokkskjema. Elevene kan bare velge ett fag fra hver blokk. Her er det bestemt at undervisningen i fransk og matematikk skal gå samtidig (blokk 1), tysk, spansk og fysikk skal gå samtidig (blokk 2) og at kjemi og biologi skal gå samtidig (blokk 3).
En elev kan bare velge ett fag fra hver blokk. Kombinasjonen matematikk fra blokk 1, tysk fra blokk 2 og biologi fra blokk 3 er et mulig valg. Velger man biologi kan det ikke kombineres med kjemi. En elev kan heller ikke velge både tysk og spansk.
Timeplanen for hver blokk er nødvendigvis ikke fastsatt når elevene velger gruppe. Men timeplanen for gruppefagene må legges slik at klassenes timeplaner også kan legges uten at elevene får kollisjon på sin klassetimeplan.
Vi tar utgangspunkt i viste blokkskjema. En elev har valgt matematikk, fysikk og kjemi. Disse fag skal tilsammen ha 15 timer på timeplanen. Dersom skoleuken skal begrenses til 30 timer på klassens timetall, må klassefagene for nevnte elevs klasse ikke kreve mer enn 15 timer.
Elevene velger fritt blant alle alle fag
Da vil enhver kombinasjon av fagene være valgbare. (Unntaket er at noen fag (eksempelvis Fysikk 2) krever at man allerede har tatt et annet fag (Fysikk 1)).
Da kan det bli krevende å finne ut hvilke kombinasjoner av fag som kan timeplanlegges parallellt. Først må sannsynligvis noe grupper utgå dersom få har valgt faget, eller at elevene kommer fra så mange klasser at det ikke vil gå timeplanmessig. Dette tilsier omvalg for berørte elever. Deretter må man finne hvilke grupper som kan tmeplanlegges parallelt slik at elevenes timeplanen kan legges med et akseptabelt tidsramme. Til hjelp i denne prosessen tar man ut en konfliktmatrise. Konfliktmatrisen hentes fra Timeplan > Rapporter > Matrise gruppefag.
Eksemplet viser Matrise gruppefag tatt ut for elever fra ST1. Rapporten kan tas ut uavhengig av hvordan valget at gruppefag har foregått.
Alle gruppene (13) som er markert horisontalt og vertikalt. Antall elever som har valgt hver fag fremgår av diagonalen. Eksempelvis er TY2 1 valgt av 25 elever. Av disse elevene har ingen valgt eksempelvis MAP 4 eller MAP 5. Det betyr at MAP 4 eller MAP 5 kan settes opp i en blokk, altså timeplanlegges prallelt.
Merk at ved å klikke på et tall, eksempelvis 7 på nederste linje, så vises 7 navn. Det er elevene som har valgt både TY2 1 og MAT 2.
Dersom man lar elevene velge mer eller mindre fritt, blir det litt av et puslespill som må løses for å komme i mål. Resultatet skal til slutt kunne settes opp i et blokkskjema slik det allerede er beskrevet.
Blokkskjemaet gir den optimale oversikten over hvordan undervisningen tenkes organisert, uten at man tar stilling til når på dagen undervisningen skal finne sted. Utfordringen er å begrense antall blokker slik at timeplanen ikke eser ut.
Endringer i timeplanen underveis i skoleåret
Det vil alltid være behov for å gjøre endringer i timeplanen underveis i skoleåret. Er det små endringer i form av noen timer en dag grunnet en lærers fravær kan man legge inn vikarer i disse timene. Er det fravær av lengre art, eksempelvis en permisjon, eller at en lærer slutter i løpet av skoleåret, så vil det være naturlig at en ny lærer overtar all undervisning i faget i perioden.
Timeplanlegging av vikar
Fra menyvalget Time- og fagfordeling > Vikar velger man først hvilken lærer som skal ha vikar. Når man har valgt læreren, vises timeplanen til læreren. Ved å trykke på en time vil man få frem et vindu som viser hvilke lærere som er ledige denne timen. Her kan man da velge ønsket vikar, markere om timen skal utbetales eller ikke og deretter trykke OK. Når det er gjort har faget fått en vikar, og vikaren (og elevene) får opp timen på sin timeplan.
Bytte av lærer i fag
Man kan bytte/legge til lærer fra Timeplan > Klasse og Timeplan>Gruppefag.
Etterord
Som bruker av iSkole har alle tilgang til en brukerveiledning knyttet til det enkelte menyvalg.