Meldinger
Meldinger kan sendes fra iSkole til alle elever, ansatte og til registrerte foreldre til elever. Meldingen leveres alltid i iSkole, og mottakere som bruker iSkole-appen får pushvarsel. I tillegg kan du velge å sende varsel eller kopi på e-post. SMS sendes fra en egen fane. Merk at skolen må åpne for SMS-meldinger, da disse vil medføre ekstra kostnad for skolen.
Meldinger og svar samles i samtaler, slik du kjenner det fra vanlige meldingsapper. Fanene heter Innboks, Ny melding, Sendt og SMS. Har du lagret utkast, vises i tillegg fanen Utkast.
Innboks
Til venstre vises samtalene dine, med den nyeste øverst. Samtaler med uleste meldinger vises med fet skrift og et rødt tall som viser hvor mange som er uleste. Et grått tall betyr at samtalen inneholder flere meldinger. Klikk på en samtale for å åpne den: meldingene i samtalen listes under, og den nyeste vises i lesefeltet til høyre. Når du leser en melding, vil avsenderen kunne se dette under fanen Sendt.
I lesefeltet ser du emne, avsender og tidspunkt. Under står Kopi: med de mottakerne som er synlige for alle i samtalen, og Gjelder med navnet på eleven når en forelder har skrevet om et bestemt barn.
Søk og filter. Feltet Søk i meldinger søker i emne, avsender, synlige mottakere, navnet på eleven meldingen gjelder og i selve meldingsteksten. Klikk Vis uleste for å vise bare samtaler med uleste meldinger.
Svar og videresend
Knappene over meldingen:
- Svar sender svaret til avsenderen og til eventuelle kopimottakere. Du kan legge til eller fjerne kopimottakere før du sender. Svarer du på din egen melding, går svaret til de samme mottakerne som den opprinnelige meldingen.
- Svar kun avsender vises når meldingen har kopimottakere, og sender svaret bare til den som skrev meldingen.
- Videresend sender meldingen videre til nye mottakere, med en valgfri kommentar. Originalteksten og vedleggene følger med.
- Slett fjerner meldingen fra din innboks (se under).
- Eksporter PDF laster ned hele samtalen som PDF, for eksempel for arkivering i elevmappen.
Svaret kan få vedlegg (dra filene til feltet Dra og slipp, eller klikk i feltet for å velge filer), og du velger e-postvarsling på samme måte som for en ny melding. Er du ikke ferdig, klikker du Lagre utkast. Merk at Avbryt forkaster teksten.
Slette meldinger
Klikk Slett når du leser en melding, og velg Slett meldingen eller Slett hele tråden. Meldingen fjernes bare fra din innboks — de andre mottakerne beholder den.
For å rydde i mange samtaler samtidig klikker du Velg ved siden av søkefeltet. Kryss av samtalene (eller klikk Velg alle), og velg Merk som lest eller Slett.
Ny melding
Du kan sende melding til ansatte, elever og foreldre. Skriv i feltet Til (mottakere) for å søke i adresselisten. Bak hvert navn står gruppen personen hører til, for eksempel Kontaktelev, Elev AP3D, Ansatt eller Forelder. Foreldre vises med navnet til eleven i parentes, dermed kan du søke på eleven og velge forelderen(e) som mottaker.
Mottakerne i Til ser ikke hverandre, på samme måte som blindkopi i e-post. Skal mottakerne se hverandre og kunne svare til alle, klikker du Legg til synlig kopi og velger dem i feltet Kopi (synlige mottakere).
Skriv emne og tekst. Teksten kan formateres, og du kan legge ved filer ved å dra dem til feltet Dra og slipp, eller klikke i feltet og velge filene. Klikk Send melding når du er ferdig, eller Lagre utkast for å fortsette senere.
Grupper
Klikk på Grupper for å sende til flere på en gang:
- Elever i klasse og Foreldre i klasse — alle klasser ved skolen, med antall elever i parentes.
- Elever i fag — fagene du underviser i.
- Roller — Alle ansatte, Alle elever, Kontaktelever eller Alle foreldre.
Du kan velge flere grupper og kombinere dem med enkeltpersoner. Gruppemottakere ser ikke hverandre.
Melding til foreldre
Dersom meldingen du sender skal til både elever og foreldre holder det å velge elevene og krysse av for Send også til foreldrene (av elev-mottakerne). Det gjelder alle elevene du har valgt, enten de er valgt enkeltvis, med klasse, fag eller rolle. Det gjør ikke noe om det også er ansatte blant mottakerne.
Foreldre til elever over 18 år får ikke meldingen, med mindre eleven selv har gitt foreldrene tilgang i iSkole.
Rektor og rektors stedfortreder får i tillegg valget Send også til foreldre til elever over 18 år. Det kan bare brukes sammen med Kopi av meldingen på e-post, fordi disse foreldrene ikke ser meldingen i iSkole. Elever som har sperret tilgangen for foreldrene sine, blir utelatt. Valget er nyttig for eksempel ved invitasjon til et arrangement for alle foresatte.
E-post
Meldingen ligger alltid i iSkole. Under E-postvarsling velger du om mottakeren i tillegg skal få e-post:
- Ingen e-post (bare i iSkole + push)
- Varsel om at melding ligger i iSkole — mottakeren får beskjed om at det er kommet en melding som må leses i iSkole.
- Kopi av meldingen på e-post — hele meldingen sendes på e-post, med vedlegg.
De samme valgene finnes når du svarer på eller videresender en melding.
Dersom innholdet i meldingen er av sensitiv karakter anbefaler vi å ikke sende kopi av meldingen på e-post, men heller benytte seg av varsel om at en melding kan leses på iSkole.
Dersom mottakere har aktivert pushvarsling for iSkole vil de motta pushvarsel om ny melding på iSkole. Dette får de uansett om de sender kopi, varsel eller ingen av delene.
Utkast
Klikk Lagre utkast for å lagre en påbegynt melding eller et påbegynt svar. Når du har utkast, vises fanen Utkast med antallet. Klikk på et utkast for å fortsette der du slapp — et nytt utkast åpnes under Ny melding, og et svar åpnes i samtalen det hører til. Utkast til svar vises også i selve samtalen, merket Utkast. Utkast som ikke skal brukes, sletter du med Slett.
Sendt
Her vises meldingene du har sendt, ordnet i samtaler på samme måte som i innboksen. Lista kan sorteres på Nyeste først, Færrest mottakere først eller Flest mottakere først. For hver samtale ser du hvor mange som har lest siste melding (for eksempel 3 av 25 har lest), og et eget merke dersom varsler har feilet eller er blokkert.
Klikk på en melding for å se hvem som har fått den. Øverst står en oppsummering, og du kan filtrere på Alle, Ulest og Avvik. For hver mottaker vises når meldingen ble lest, og hvilke varsler som er sendt (push, e-post eller e-postkopi). Hold musen over et varsel for å se adressen og statusen.
- Feilet betyr at varselet ikke kom fram.
- Blokkert betyr at e-postadressen er sperret for utsending, typisk fordi tidligere e-post til adressen har kommet i retur. Mottakeren har likevel fått meldingen i iSkole.
- Venter på registrering gjelder foresatte som ennå ikke har tatt i bruk iSkole. Meldingen ligger klar til dem når de logger inn.
SMS
Mottakerne velges på samme måte som ved Ny melding: enkeltpersoner i feltet Mottakere, og klasser, fag og roller under Grupper. Også her kan du krysse av for Send også til foreldrene (av elev-mottakerne), og rektor og rektors stedfortreder kan i tillegg ta med foreldre til elever over 18 år.
SMS faktureres per melding. Under tekstfeltet vises derfor antall tegn, hvor mange SMS teksten blir per mottaker, og hvor mange tegn som er igjen i gjeldende del. En SMS rommer 160 tegn; lengre tekster deles i deler på 153 tegn. Klikk Beregn mottakere for å se hvor mange av mottakerne som har registrert mobilnummer, og hvor mange SMS det blir totalt, før du klikker Send SMS.
En melding sendes bare en gang til et mobilnummer, selv om nummeret er registrert på eksempelvis både elev og foresatt.
SMS må være slått på av skolen under Tilgang > Funksjoner > Melding - SMS, enten for alle ansatte eller bare for rektor, administrasjonen, rådgiver/helsesykepleier og kontorgruppen. Er SMS ikke slått på, står det en melding om dette i fanen.
Mine sendte SMS
En søkbar liste over alle SMS du har sendt. Inneholder navn og nummer på mottaker, innhold og sendetidspunkt. Du kan søke på navn, mobilnummer og tekst.
Rektor og rektors stedfortreder kan følge SMS-forbruket fra Mine sider > Rapporter > Administrasjon.