Elevmappe

Nedtrekkslisten Velg elev inneholder kontaktlærerens elever, og man må velge en kontaktelev om gangen. Kontaktlærere kan legge inn dokumenter i kontaktelevens elevmappe, med knappen Last opp fil...

Når du åpner menyvalget, vises elevene som kort. Klikk på et kort, eller velg eleven i Velg elev, for å se dokumentene i elevens mappe. Pila til venstre tar deg tilbake til kortene.

Kontaktlærer ser sine kontaktelever, og en vikar/assistent for kontaktlæreren ser dem i vikarperioden. Rektor, administrator, rådgiver/helsesykepleier og kontoret ser alle elevene ved skolen, også de som har sluttet. Har skolen slått på deling med faglærere, ser faglærere også elevene de underviser, men bare dokumentene som er delt med dem (se Som faglærer).

Under kolonnene Innsyn elev/foresatt fremgår det hva som er synlig for elev og foresatt.

Dokumentlisten viser filnavn, tittel, etiketter, størrelse, når dokumentet ble oppdatert, innsyn for elev og foresatt, om dokumentet er laget av eksterne, om det er kopiert til elevens IOP, og om det er delt med faglærere. Du kan søke på filnavn eller tittel, og krysse av for etiketter for å bare vise dokumenter med disse etikettene. Delt med faglærere over lista viser bare dokumentene som er delt med faglærere.

Last opp dokument

Klikk Last opp fil..., eller dra en fil inn i dokumentlisten. Du kan laste opp én fil om gangen. I dialogen fyller du inn:

• Tittel og Resymé for dokumentet.
• Etiketter som skal knyttes til dokumentet.
• Innsyn elev og Innsyn foreldre. Begge er krysset av når du åpner dialogen. Fjerner du innsynet, kan du skrive en merknad om hvorfor.
• Dokumentet er utarbeidet av eksterne, hvis det er laget av noen utenfor skolen.

Finnes det allerede en fil med samme navn hos eleven, må du bruke Erstatt fil i stedet (se under).

Dokumentdetaljer

Klikk på et dokument i listen for å åpne detaljene i et panel til høyre. Der kan du:

• Laste ned dokumentet som PDF eller original, eller forhåndsvise det. Hvilke valg du får, avhenger av filtypen.
• Erstatte fila med en ny versjon av samme filtype (Erstatt fil).
• Redigere tittel, resymé, etiketter og om dokumentet er laget av eksterne, eller slette dokumentet.
• Endre innsyn for elev og foreldre.
• Dele dokumentet med elevens faglærere, eller oppheve delingen (se Del med faglærere).
• Kopiere eller flytte dokumentet til elevens IOP, hvis eleven har IOP. Du velger om IOP-dokumentet skal være synlig for faglærere.
• Se aktivitetsloggen: hvem som har lastet ned, forhåndsvist eller oppdatert dokumentet, og når.

Del med faglærere

Alle som ser hele elevmappen, kan dele enkeltdokumenter med elevens faglærere: kontaktlærer, rektor, administrator, rådgiver/helsesykepleier og kontoret. Faglærerne ser da dokumentet i sin elevmappe, men ikke resten av elevmappen. Panelet Faglærere i dokumentdetaljene vises bare når skolen har slått på funksjonen (se Slå på deling med faglærere).

1. Klikk på dokumentet. Panelet Faglærere viser Ikke delt med faglærerne.
2. Klikk Del med faglærere …. Før du deler, ser du hvem som får se dokumentet, og hva de får se:
   • Elevens faglærere nå viser lærerne i elevens fag, med fag.
   • Ser hele elevmappen allerede viser lærere som har tilgang til hele elevmappen fra før.
   • Forhåndsvis det faglærerne ser viser dokumentet slik faglæreren får det.
3. Klikk Del med faglærere. Panelet viser hvem som delte og når, dokumentet får faglærer-ikonet i lista, og delingen står i aktivitetsloggen.

Delingen gjelder alle som underviser eleven, også lærere som kommer til senere, for eksempel neste skoleår. Den står til noen klikker Opphev deling i det samme panelet. Da ser ikke faglærerne dokumentet lenger, og det står i aktivitetsloggen. Du deler og opphever i gjeldende eller neste skoleår, så du kan dele for nye elever før skolestart.

Faglærere er lærerne i elevens klasse- og gruppefag i gjeldende skoleår. Vikarer i enkelttimer får ikke tilgang, og elever som har sluttet, vises ikke for faglærerne. Bytter eleven lærer, følger tilgangen med, så det finnes ingen lister å vedlikeholde.

Dette kan deles

• PDF deles som den er.
• Word, Excel og PowerPoint deles som PDF, uten kommentarer og skjult tekst. Word-dokumenter med sporede endringer kan ikke deles. Godta eller avvis endringene først.
• Bilder (JPEG og PNG) deles uten bildeinformasjon som kamera, tidspunkt og sted.
• Andre filtyper, for eksempel zip- og e-postfiler, kan ikke deles.
• Erstatt fil opphever delingen. Den nye versjonen må deles på nytt, slik at faglærerne aldri ser en versjon ingen har valgt å dele.

Som faglærer

Når skolen har slått på deling med faglærere, får faglærere menyvalget Elevmappe under Mine sider. Kortene viser elevene du underviser. De er merket Faglærer og viser hvor mange dokumenter som er delt.

• Lista viser bare dokumentene som er delt med faglærere, fra alle skoleår. Du kan søke og filtrere på etiketter.
• Forhåndsvis og Last ned: Word, Excel og PowerPoint kommer som PDF, og bilder kommer uten bildeinformasjon.
• Vis slettede viser delte dokumenter som senere er slettet.

Som faglærer ser du ikke andre dokumenter i elevmappen, resymé, innsyn eller hvem som delte. Du kan ikke laste opp, skrive notater eller endre noe. Er du også kontaktlærer for eleven, ser du hele elevmappen som før.

Slå på deling med faglærere

Funksjonen er av som standard. Rektor eller administrator slår den på under Tilgang > Funksjoner: klikk Rediger, kryss av for Faglærere kan se dokumenter i elevmappen som er delt med faglærere og klikk Lagre (se Tilgang).

• Faglærerne kommer automatisk i brukergruppen Faglærer – elevmappe. Ingen må tildele noe.
• Dokumentene som allerede ligger i elevmappen, blir ikke synlige for faglærerne før noen deler dem, ett og ett.
• Slår skolen av funksjonen, mister faglærerne tilgangen med en gang. Delingene blir liggende og gjelder igjen hvis funksjonen slås på.

Avtal gjerne en rutine før dere starter: hva som skal deles (det faglærerne trenger for å tilrettelegge undervisningen), hvem som deler, og når delingene skal vurderes på nytt. Aktivitetsloggen viser hvem som delte og opphevet, og når faglærerne har åpnet eller lastet ned dokumentet.

Brev i elevmappen

Formelle brev og varselbrev som er sendt til eleven, vises også i elevmappen, fra alle skoleår ved skolen. Har eleven fått brev, vises Kilde over dokumentlista: Opplastet er dokumentene som er lastet opp i elevmappen, og er valgt som standard. Velg Varselbrev eller Formelle brev for å vise brevene. Du kan velge flere samtidig.

Klikk på et brev for å se hvem det ble sendt til, når, og om det er åpnet og kvittert. Brevet kan forhåndsvises og lastes ned her, men ikke endres. Sending og trekking av brev gjør du som før under Brev. Faglærere ser ikke brevene.

Notater og etiketter

Med Notater... skriver du egne notater om eleven, med tittel og tekst. Notatene er dine egne. De vises ikke for andre ansatte, eleven eller foreldrene.

Med Etiketter... administrerer du skolens etiketter: legg til nye, endre navn og farge, eller slett dem. Etikettene er felles for hele skolen. iSkoles egne etiketter kan ikke slettes, og sletter du en etikett som er i bruk, får du først vite hvor mange dokumenter som har den.