Søkere

Søkere-bildet i Elevadmin er skolens arbeidsflate for å behandle søknader fra søkerportalen: følge opp nye søknader, vurdere og komplettere dem, gi tilbud, håndtere svar — og til slutt plassere søkere som har akseptert i klasse, slik at de blir elever.

Alt arbeid med én søker gjøres i detaljpanelet nederst; verktøylinjen over tabellen brukes til å filtrere listen og til bulk-handlinger på mange søkere samtidig.

Oversikten

Øverst til høyre velger du skoleår. Listen viser alle søknader for valgt skole og skoleår, med program, navn, fødselsdato, gjeldende status (med farge), når statusen sist ble endret, antall plasser på tilbudet, hvor mange som er tatt inn, samt klasse (for søkere som allerede er plassert) og hybel.

Statusstripen rett under filtrene viser hvor mange søknader som står i hver status. Klikk på en status for å filtrere listen til bare de søknadene — klikk igjen for å slå av. Telleren til høyre viser alltid «X av Y søkere» når et filter er aktivt.

Program-nedtrekket avgrenser til ett utdanningsprogram, og Søk på navn filtrerer mens du skriver (fornavn eller etternavn).

Fanene øverst gir i tillegg:

• Søknader, ikke sendt — påbegynte søknader som søkeren ikke har fullført. Nyttig for å følge opp søkere som har stoppet underveis.
• Interessenter — personer som har meldt interesse for skolen uten å søke (vises bare hvis skolen bruker interessent-funksjonen).
• Rapport egendefinert — tabellrapport over alle søkere der du selv velger hvilke kolonner som skal med (kolonnevelger), og kan eksportere til Excel.

Søkeren i detalj

Klikk på en rad, og detaljpanelet trekkes opp fra bunnen. Delelinjen mellom liste og panel kan dras for å endre fordelingen, og panelet kan maksimeres med pil-knappen oppe til høyre. Fanene viser antall der det er innhold (foresatte, statusendringer, vedlegg, spørsmål/svar).

Søker-fanen er delt i tre kort:

• Person — portrett (bildet søkeren har lastet opp som vedlegg av typen «Portrettbilde»), fødselsdato og -nummer, målform, adresse, e-post, mobil og siste innlogging i søkerportalen.
• Søknad — programønskene i prioritert rekkefølge. Ønsket som tilsvarer skolens tilbud er markert med Tilbud-merke, og når tilbud er sendt vises dato og svarfrist. Nederst: flagg for lest reglement og (avhengig av skolens oppsett) fortrinnsrett, internat og hybel, samt knapper for inntaksbrev og kontrakter (PDF) når de finnes.
• Vurdering — poengsum, poeng fra karakterer, rettstype, merknad fra søkeren og skolens egen merknad.

Behandling-fanen viser hele statushistorikken for søknaden — hvert steg med tidspunkt og hvem som gjorde endringen. Rader med e-postvarsel kan åpnes for å se hva som ble sendt.

Vedlegg-fanen lister dokumentene søkeren har lastet opp (karakterutskrifter, legeerklæringer osv.) med nedlasting, og Fagvalg og Spørsmål/svar viser søkerens valg og svar fra søknaden.

Arbeidsflyt: endre status

Søknadsbehandlingen drives av statusendringer. Endre status-knappen i detaljpanelets topplinje viser handlingene som er lovlige fra søknadens gjeldende status — med handlingsnavn som sier hva du gjør, ikke bare hvor søknaden havner. Anbefalt neste steg er merket med ★.

Eksempel: en søknad som står i «Søknad komplett — venter på inntaksmøte» tilbyr Gi tilbud om skoleplass (★), Sett på venteliste, Avvis søkeren, Fortsett behandling og Søknad trukket.

Noen handlinger åpner en e-postdialog slik at søkeren (og eventuelt foresatte) varsles om utfallet; teksten kan tilpasses før sending.

Skulle en kollega ha endret søknaden mens du så på den, stoppes endringen trygt med beskjed om å laste siden på nytt — ingenting overskrives i stillhet.

Redigere søkerens opplysninger

Hvert kort i Søker-fanen har en blyant oppe til høyre. Klikk den, endre feltene, og bekreft med Lagre (eller Avbryt). Resten av panelet er fortsatt lesbart mens du redigerer.

Personalia

Fornavn, etternavn, fødselsdato, fødselsnummer og e-post. Fødselsnummeret kontrolleres (gyldighet og at ingen annen søker har samme nummer). Når søkeren er plassert i klasse, er personalia låst — kortet viser en hengelås, og opplysningene redigeres da på eleven i stedet.

Søknad

Her endrer du skolens tilbud (hvilket program/trinn tilbudet gjelder, fra listen over skolens søkertilbud), planlagt start- og sluttdato (for søkere som skal begynne utenom ordinær skolestart) og flaggene fortrinnsrett, internatplass og hybelplass (feltene vises i henhold til skolens oppsett). Søkerens egne programønsker endres ikke av skolen.

Vurdering

Poengsum, poeng fra karakterer, rettstype (U — ungdomsrett, V — voksenrett, F — fullføringsrett, I — ikke rett) og skolens merknad. Vurderingen kan redigeres også etter at søkeren er plassert.

Bulk-handlinger

Bulk-handling-knappen over tabellen brukes når mange søknader skal behandles under ett — typisk etter inntaksmøtet.

Gi tilbud om skoleplass og Sett på venteliste er de to statushandlingene som kan kjøres i bulk. De øvrige handlingene vises nedtonet — de krever individuell vurdering og gjøres per søker fra detaljpanelet. I tillegg finnes Plasser i klasse (se under).

Når du velger en handling, går siden i bulk-modus: listen viser bare kandidatene — søknadene som lovlig kan få handlingen — og du krysser av hvem som skal med. Filtrene (program, søk) virker som normalt, så du kan for eksempel avgrense til ett program før du velger alle.

Kjør åpner en oppsummering før noe skjer:

Merk at bulk-kjøring i denne versjonen ikke sender e-post/SMS eller brev — varsling og brev håndteres separat. Hver endring logges med ditt navn i statushistorikken.

Etterpå vises resultatet per søker. Søknader som var endret av andre i mellomtiden hoppes trygt over og rapporteres — de andre påvirkes ikke.

Plasser i klasse

Søkere som har akseptert plassen skal inn i en klasse — det er plasseringen som gjør søkeren til elev. Velg Plasser i klasse i bulk-menyen: kandidatene er søkere med akseptert plass som ikke allerede er plassert. Typisk filtrerer du på program og setter alle i samme klasse.

Velg klasse i nedtrekket, og huk eventuelt av Kopier søknadsvedlegg til elevmappen hvis dokumentene fra søknaden skal følge eleven. Ved plassering opprettes eleven med personalia, foresatte, fagvalg, bilde og eventuelle allergier/passopplysninger fra søknaden, og eleven meldes inn i klassens fag.

Søknadsstatusen endres ikke ved plassering — plasserte søkere kjennetegnes ved at Klasse-kolonnen i listen er fylt ut.

Statusoversikt

Status	Betyr
Søknad sendt til skolen	Ny søknad fra søkerportalen — klar for behandling
Søknad mottatt av skolen / Under behandling	Skolen har startet behandlingen
Venter på søker	Skolen venter på dokumentasjon eller svar fra søkeren
Søknad komplett — venter på inntaksmøte	Alt er på plass; avgjøres i inntaksmøtet
Tilbud gitt	Søkeren har fått tilbud, med svarfrist
Akseptert av søker	Søkeren har takket ja — klar for klasseplassering
Venteliste	Søkeren står på venteliste og kan senere få tilbud
Avslått av skolen / Tilbud avslått av søker / Trukket av søker	Avsluttede løp
Kontrakt sendt / Kontrakt signert / Betalt 1. avdrag	Brukes av skoler med kontrakt/skolepenger
Gjenåpnet av skolen	En avsluttet søknad er tatt opp igjen

Fargene i listen følger samme logikk overalt: grønt for positive utfall, blått for pågående arbeid, gult for venting, rødt for avsluttet.