Elev

Innledning

For å bli definert som elev ved skolen et bestemt skoleår, må eleven være registrert med minimum fødselsnummer og navn, og være plassert i en klasse.

Merk

Alle fag som skal på kompetansebevis/vitnemål til en elev må registreres på skoleåret faget tas. Dersom fag tatt ved annen skole et skoleår eleven ikke var elev her, må eleven først plasseres i klasse. Deretter kan faget knyttes til eleven, det utføres fra Elevadmin.>Karakterdokumentasjon.

Alternativer for å få inn elever til nytt skoleår kan være

• Inntak via Inntaksportalen til iSkole (anbefales)
• Oppflytting fra forrige skoleår (ved nytt skoleår)
• Inntak via fylkets inntakssystem (gjelder videregående elever)
• Via data fra annen skole som benytter iSkole (se nedenfor)
• Ved å hente data fra egen skole ved overgang til iSkole (gjelder nye skoler)

I tillegg kan selvsagt elevdata tastes inn manuelt.

Finn eleven

Menyvalget Elev åpner elevsøket. Søk opp eleven — med fritekst på navn, klasse, fødselsnummer, e-post, telefon eller foresatt — og velg raden for å åpne elevsiden. Fjerner du krysset Kun årets elever, kan du også søke på tvers av skoleår med fødselsnummer eller navn.

Registrere ny elev

Fra elevsøket trykker du Legg til ny elev…:

• Fødselsnr land angir formatet: norsk fødselsnr/D-nummer, svensk fødselsnr — eller Midlertidig fødselsnr dersom nummeret ikke er kjent.
• Når hele fødselsnummeret er tastet, utledes fødselsdatoen automatisk. Er personen allerede registrert i iSkole (for eksempel fra en annen skole), hentes også navnet inn automatisk.
• Velg klasse og trykk Lagre — eleven opprettes, får automatisk klassens fag, og elevsiden åpnes.

Merk

Brukes midlertidig fødselsnummer, er det to forhold som kan skape merarbeid senere: eleven kan bli lagt inn på nytt med «ekte» nummer, eller eleven finnes allerede i iSkole med «ekte» nummer. Begge deler gir dobbeltregistrering som må ryddes opp i. Registrer derfor ekte fødselsnummer så snart det er kjent — det gjøres fra blyanten ved Fødselsnr på elevsiden.

Elevsiden

Øverst vises elevens portrettbilde, navn, klasse og program, med persondataene i fire kolonner:

• Personlig — navn, fødselsdato, fødselsnummer, elevnr, brukernavn, målform og morsmål.
• Kontakt — e-postadresser, telefon og e-varsel.
• Forelder 1 og Forelder 2 — navn, adresse, telefon, e-post, e-varsel og tilgang til iSkole.
• Merknad — fritekst. Merknaden er bare synlig for skolen som legger den inn; bytter eleven skole, følger den ikke med.

Rediger personalia

Rediger-knappen gjør alle feltene redigerbare i samme bilde:

• Nytt profilbilde droppes (eller velges) i feltet ved siden av avataren, og lastes opp når du trykker Lagre. Skal fotografens bilder lastes opp samlet for hele skolen, gjøres det fra Elevadmin > Foto.
• Fødselsdato og fødselsnummer endres via blyantene — de er sjeldne operasjoner med egne bekreftelsesdialoger.
• Forelders fødselsnummer kobles via blyanten i forelder-kolonnen. For norske nummer utledes fødselsdatoen automatisk, og finnes forelderen allerede i personregisteret, hentes navn og kontaktinfo derfra.

Foreldre

Fram til eleven er myndig har foreldre innsyn i data om sine barn. Dersom forelderens fødselsnummer registreres, kan det også benyttes som brukernavn ved innlogging til iSkole. Data herfra brukes i skolens kommunikasjon med foresatte.

• E-varsel: varsler til eleven, for eksempel ved stort fravær, sendes også til foresatte på e-post.
• Tilgang iSkole: foresatte har tilgang til elevens data så lenge eleven går på skolen. Tilgangen stoppes ved myndighetsalder, dersom ikke en annen variant eksplisitt er valgt.

Skolegang og utdanning

• Startdato settes som standard til registreringsdatoen. Det er greit at datoen er før skolestart, men ikke før planperiodens start.
• Sluttdato settes som standard til 31. juli, og endres bare dersom eleven slutter før siste skoledag. Merk at eleven mister tilgangen til iSkole straks datoen er passert.
• Klasse kan endres — eleven får automatisk klassens fag.
• Elevstatus settes som standard til E, men kan endres.
• Rettstype settes som standard til blank, se nedtrekkslisten for alternativer.
• Program og bevistype er fastsatt fra Grunnlagsdata > Klasse, men kan endres på individnivå her.
• Fullførtkode skal ikke endres før ved skoleslutt.
• Fremmedspråk (GS) angis for elever som ikke har norsk som morsmål. Her ligger også avkrysningene for fritatt sidemål og vedtak om særskilt språkopplæring.

Annet

Nederst på elevsiden ligger fanene for øvrige registreringer:

• Allergier — matallergier fra allergiregisteret, pluss fritekstfeltet Andre allergier.
• Hybel og Internat — botilbud knyttet til eleven.
• Bank og betaling — kontonummer og betalingsinformasjon.
• Passinformasjon — for skoler som registrerer dette, for eksempel ved studieturer.
• Søsken — dersom foresatte har flere elever ved skolen, registreres søskenkoblingen her. For samlet oversikt, se Elevadmin > Rapporter > Navnelister > Søsken.

Slett elev

Normalt sletter man ikke en elev, men setter i stedet sluttdato. Ved feilregistrering, eller om eleven aldri startet, kan Slett…-knappen benyttes. iSkole kontrollerer før sletting:

1. Har eleven fått karakterer dette skoleåret? Nei: eleven slettes fra dette skoleåret. Ja: slettingen avbrytes, og sluttdato må benyttes.
2. Har eleven karakterer fra andre skoleår?
3. Har eleven andre roller i iSkole? (Elev ved annen skole, forelder, ansatt.)